进行工作交接时,可以按照以下步骤和技巧进行:
准备工作
梳理所有工作内容,包括主要任务和辅助任务。
记录已完成、进行中和未开展的工作。
整理所有手头资料,包括计算机文件和纸质资料。
登记固定资产和低值易耗品的退还信息。
确认交接时间和接手人,以及监交人。
工作内容明细
为每项工作建立框架,并逐项列出。
填充每项工作的内容明细,结合图文说明,注明注意事项。
检查交接内容是否有遗漏,确保无误。
撰写交接文件
编写工作交接报告或工作交接单,详细说明每项工作的内容、完成期限、联系人员和注意事项。
对于复杂项目,可以使用“五张表”方法,包括工作职责交接表、项目工作交接表、待办事项交接表、物资交接表等,以便更清晰地梳理和移交工作。
邮件通知
将交接文件通过邮件发送给交接对象、相关人员和领导,邮件中应详细说明工作交接的内容和安排。
交接点收
安排当面点交,确认纸质资料的位置、编号和数量。
确认电子资料的计算机路径和文件夹名称。
对于涉及外部沟通的岗位,移交人需带领接手人与外部联系人见面或移交相关资料。
监交
选择合适的监交人,根据级别不同,由部门主管或经理担任。
监交人需审查交接清单并签名盖章,确认责任明确。
遇到问题时,移交人应向监交人请示,特殊处理后交接给接手人。
交接后事宜
交接完成后,交接双方和监交人需在交接清单上签字确认。
确保接手人了解并能够独立处理后续工作。